Zašto uložiti u digitalizaciju poslovanja?

Brzi razvoj informacijskih tehnologija olakšava svakodnevno poslovanje tvrtkama u smislu uštede vremena, energije, novaca, prostora i slično. Digitalna transformacija poslovanja polako je zahvatila sve aspekte društva i sve veći broj poduzeća uključuje se u trend „poslovanja bez papira“. Digitalizacija poslovanja doprinosi učinkovitosti, pojednostavljuje korištenje mnogih sustava, mijenja dnevnu rutinu poslovanja te kreira prilike za poslovnu inovaciju.
U nastavku pročitajte što digitalizacija predstavlja, zašto je važna, kako utječe na poslovanje te koje su njene prednosti.

Što predstavlja digitalizacija poslovanja?

U poslovanju, digitalizacija se najčešće odnosi na omogućavanje, poboljšanje i transformaciju poslovnih operacija, poslovnih funkcija, modela, procesa i aktivnosti iskorištavanjem digitalnih tehnologija te šire uporabe i konteksta digitaliziranih podataka. Digitalizacija se ne rješava jednokratno, već je to dugotrajan proces u kojem se tvrtka priprema za budućnost i izazove koji joj predstoje.

Svrha digitalizacije jest omogućiti automatizaciju, povećati kvalitetu podataka te prikupiti i strukturirati sve te podatke kako bismo mogli primijeniti naprednu tehnologiju, poput boljeg i pametnijeg softvera. Ishodi digitalizacije veća su učinkovitost procesa, manji troškovi i bolja kontrola poslovanja, kako za pojedinačno poduzeće, tako i u slučajevima mreže povezanih poduzeća.

Zašto digitalizirati poslovanje?

Motivi digitalizacije sustava i procesa nekog poduzeća mogu biti bitno različiti, no ono što je svima zajedničko jest činjenica da već danas treba razmišljati o poslovanju sutrašnjice. Poduzeća koja se ne prilagode digitalizaciji, u konačnici će se boriti s administrativnim i financijskim poteškoćama te će nestati s tržišta. Najčešći izazovi s kojima se danas poduzeća susreću velike su količine dokumenata, održavanje velikih količina ispisnih uređaja, planiranje i izvještavanje, kao i drugi kompleksni procesi koji oduzimaju izuzetno puno vremena.

Trenutno stanje na tržištu nemilosrdno je i tjera poduzetnike da izrazitu pažnju pridaju kontroli i smanjenju troškova. Poslovni podaci koji se koriste za statistike i analize moraju biti pregledni i lako dostupni. Zahvaljujući razvoju informacijskih tehnologija sada je moguće doći do potrebnih podataka i dokumenata u rekordno brzom vremenu, a poduzetnici mogu bolje i dublje shvatiti svoje poslovanje.

Ulaganje u digitalizaciju poslovanja ulaganje je u opstanak i konkurentnost na tržištu te više nije trend nego nužnost. Poduzetnik je konkurentan kada je dobro informiran, a poduzeće kada je brzo i efikasno u protoku informacija među sudionicima.

Prednosti digitalizacije poslovanja

Digitalizacija transformira način na koji poduzeća povezuju klijente, podatke i procese. Mnoga poduzeća prelaze na komunikacijska i mrežna rješenja u pokušaju da pojednostave upravljanje i svakodnevno vođenje poslovanja. Od pohrane dokumenata, izrade sigurnosnih kopija putem interneta, tijeka rada i upravljanja dokumentima do udaljenog rada. Mogućnosti su nebrojene. Proces je brži, učinkovitiji i sigurniji od ekvivalenta izvan mreže. Proces automatizacije štedi vrijeme, prostor i novac.

Ključne prednosti digitalizacije su:

  • Povećanje učinkovitosti
  • Smanjenje operativnih troškova
  • Više mogućnosti analize podataka
  • Sigurnije čuvanje podataka u oblaku
  • Manja mogućnost ljudske pogreške
Prednosti digitalizacije poslovanja za mala poduzeća

Interakcija s kupcima – značajan dio potrošača korisnici su suvremene tehnologije i njihov se broj brzo povećava. Sukladno tome, tvrtke s internetskom prisutnošću imaju visoku prednost u privlačenju ove ciljane skupine. No digitalizacija nadilazi kreiranje web stranice, Facebooka ili Instagram profila za svoje poduzeće. Digitalizacija omogućava poduzećima da bolje razumiju potrebe svojih kupaca i prate učinkovitost svojih marketinških kampanja. Ovo je vrlo važno za mala poduzeća sa skromnim marketinškim budžetima. Oglašavanje u internetskom prostoru pristupačnije je nego u tradicionalnim medijima poput novina ili časopisa te se sadržaj može usmjeriti na konkretnu ciljanu skupinu.

Transformiranje proizvoda i usluga – digitalizacija može dati uvid u mogućnosti za nove izvore prihoda i poboljšanja trenutnih proizvoda ili usluga temeljene na izravnim povratnim informacijama kupaca, što može osigurati dugovječnost poslovanja jer omogućuje ispunjavanje promjena očekivanja kupaca.

Rasterećenje zaposlenika – osim što olakšava komunikaciju s kupcima i pomaže pri transformaciji proizvoda ili usluga poduzeća, digitalizacija znatno olakšava i rad zaposlenika oslobađajući ih ručnog rada i jednostavnih, ponavljajućih zadataka. Samim time zaposlenici imaju više vremena i energije posvetiti se aktivnostima koje će pomoći razvoju poslovanja. Usprkos brojnim prednostima digitalizacije, nisu svi skloni promijeniti i modernizirati način poslovanja, a najčešći razlozi često su neznanje i neinformiranost. Bez adekvatnih mogućnosti za usvajanjem znanja, digitalna transformacija poslovanja može se činiti kao naporan zadatak, posebice za starije zaposlenike.

Ključni elementi digitalizacije poslovanja

Cloud tehnologija – razvoj cloud tehnologije promijenio je način na koji poduzetnici pristupaju, arhiviraju i organiziraju svoje podatke i sadržaje. Primarna svrha jest centralizacija podataka. Svi podaci pohranjeni su na jednom mjestu i dostupni za pregled, uređivanje i izradu novih s bilo koje lokacije, uz uvjet da postoji internet veza. Kako tržište postaje sve zahtjevnije, poduzetnici su primorani unaprijediti poslovanje kako bi bili u korak s tržišnim zahtjevima. Cloud tehnologija omogućava centralnu pohranu podataka, kontrolu pristupa podacima, lakše pronalaženje potrebnih dokumenata i informacija, lakšu izradu izvještaja i sigurnost podataka.

Digitalni dokumenti – svaki poslovni proces prati određena dokumentacija koja se izrađuje u više primjeraka jer su najmanje dvije strane uključene u proces. U najvećem broju slučajeva to su dobavljač i kupac, no često imamo i više sudionika. Digitalizacija dokumenata omogućava nam da znatno smanjimo troškove izrade, slanja i arhiviranja dokumenata.

Iz aspekta prostora potrebnog za arhiviranje također možemo prepoznati mogućnosti znatne uštede. U 1GB prostora za pohranu na cloudu ili fizičkom disku bilo kojeg oblika „stane“ 500.000 i više listova papira, a financijski trošak i stotinu je puta manji nego u konvencionalnom „papirnatom“ obliku.

Također, slanjem dokumenata putem posrednika imate i uvid u status poslanog dokumenta. Primatelj potvrđuje preuzimanje, a proces je sličan kao i s konvencionalnim slanjem pošte s povratnicom, s razlikom da šalje povratno ispunjen ili potpisan dokument i sve to u realnom vremenu. Osim značajne financijske uštede, velika stavka je i puno veća brzina protoka i razmjene dokumenata.

Sigurnost podataka – kada govorimo o manama digitalnog poslovanja, najčešće se spominje sigurnost podataka. Budući da su dokumenti smješteni na cloud serveru i nije ih moguće držati u rukama ili ih vidjeti kako stoje na policama u arhivu, mnogi imaju određeni strah od krađe ili gubitka te javne dostupnosti podataka.

Upravo je ograničenje pristupa podacima velika prednost digitalnih podataka. Putem administrativnih postavki moguće je ograničiti pristup podacima, na primjer da određene podatke može vidjeti samo direktor, da podatke o djelatnicima vidi samo kadrovska služba, ulazne račune samo računovodstvo i slično. Također, svako otvaranje, uređivanje i izmjene na dokumentima obično se registriraju u dnevniku aktivnosti pa se u svakom trenutku zna tko je i što radio s dokumentima. Još jedna velika prednost kod poslovanja u digitalnom obliku je i sigurnosna kopija ili „backup“. Isti podaci nikada nisu na jednom mjestu kako bi se eliminirala mogućnost gubljenja podataka.

Savjeti za uspješnu digitalizaciju poslovanja

Digitalizacija poslovanja donosi promjene koje od tvrtke traže da pripremi promišljene strategije i jasno postavljene ciljeve. Proces digitalizacije složen je posao koji obuhvaća sve procese i zahtijeva uključenost svih zaposlenika u tvrtki. U svemu tome, najvažnije stavke na koje valja pripaziti osiguravanje su tehničkih i financijskih izvora, promjena organizacijske kulture poslovnog subjekta, potpora vodstva, razumljivost digitalne strategije i kao najveći rizik – manjak odgovarajućeg znanja.

5 kratkih savjeta za uspješnu digitalizaciju poslovanja:

Sastavljanje tima – oformite tim koji je sposoban i stručan, koji će se u potpunosti posvetiti digitalizaciji poslovanja s poslovnog, stručnog, pravnog i tehničkog stajališta.

Motivacija zaposlenika – prezentirajte zaposlenicima kakve sve prednosti donosi digitalizacija te ih kontinuirano potičite, bodrite i educirajte. 

Rad po segmentima – krenite s osnovnim stvarima koje svima oduzimaju dragocjeno vrijeme. Nakon što se usvoje osnove, bit će lakše usvajanje većih zahvata.

Definiranje prioriteta – napravite listu prioriteta implementacije prema strategiji digitalizacije, ciljevima koje ste postavili i opsegu projekta.

Živite promjene – nakon što završite proces digitalizacije, nastavite živjeti s promjenama. Pratite tijek samog procesa te primijenite nova rješenja i alate.

Izvor: minimax.hr

Synergia savjetovanje d.o.o. nadogradila je svoju izjavu o privatnosti i tzv. kolačiće u skladu s novom europskom regulativom iz Opće deklaracije o ljudskim pravima (GDPR). Mi koristimo kolačiće na našoj web stranici kako bismo Vam pružili uslugu, analizirali korištenje, osigurali dostupnost i funkciju sustava, što ne bismo mogli pružiti bez korištenja kolačića. Nastavljajući koristiti našu web stranicu, pristajete na primanje kolačića. Više o kolačićima i vašoj privatnosti možete pronaći na poveznici \"Pročitaj više ...\".
Prihvaćam uvjete Izjava o privatnosti